Sådan afvikles møder i kommunalbestyrelse og udvalg
Her finder du information om møderne i udvalgene og kommunalbestyrelsen.
Du har mødepligt til kommunalbestyrelsens og udvalgenes møder.
Du kan dog have lovligt forfald, såsom sygdom, barsel med videre. Dine pårørendes sygdom og ferie kan efter omstændighederne også være lovligt forfald.
Der er som sådan ikke adgang til at få orlov. Du har dog mulighed for at blive midlertidig fritaget i en begrænset periode efter nærmere kriterier.
Læs mere:
Kommunalbestyrelsen fastlægger hvert år en plan for de politiske møder i kommunalbestyrelsen og i udvalgene.
Planen er udarbejdet, så alle møder i kommunalbestyrelsen, magistraten og udvalgene holdes på mandage.
Kommunalbestyrelsen holder som udgangspunkt et månedligt møde. Før det holder magistraten og udvalgene et til to møder, der blandt andet fungerer som forberedelse til møderne i kommunalbestyrelsen. Herefter holdes igen et til to udvalgsmøder og så fremdeles.
Frederiksberg er en udvalgsstyret kommune. Borgmesteren er leder af hele forvaltningen og forbereder og leder alle kommunalbestyrelsesmøder. De enkelte udvalg varetager opgaver, som udvalgene har fået efter kommunens styrelsesvedtægt.
Det enkelte udvalg vælger selv formand og næstformand på dets konstituerende møde. Næstformanden fungerer som mødeleder i formandens fravær.
Læs mere:
Du har ret til at få ordet på møderne i kommunalbestyrelsen og i de udvalg, du er medlem af, men ikke nødvendigvis flere gange. Det afgøres af mødelederen, det vil sige borgmesteren eller udvalgsformanden efter visse rammer.
Der kan være særlige taletidsbegrænsninger ved nogle debatter, for eksempel ved budgetbehandlingen.
Der er særlige regler for taletid ved temadebatter i kommunalbestyrelsen. I temadebatterne behandles overordnede spørgsmål, hvor der skønnes at være særligt behov for grundige politiske overvejelser.
Læs mere:
Ved din plads er der en mikrofon, hvor du trykker dig ind. Du får ordet af borgmesteren, når det er din tur til at tale. Når du taler, lyser din mikrofon rødt.
Møderne i kommunalbestyrelsen begynder som hovedregel klokken 19:00 og holdes om mandagen. De foregår i kommunalbestyrelsens mødesal på 1. sal i rådhushallen ud mod rådhuspladsen. Der er faste siddepladser i salen.
Møderne i magistraten og i udvalgene finder sted mandage fra klokken 17:00 og slutter normalt inden klokken 23:00. De foregår i udvalgsværelserne på 1. sal ud mod Smallegade.
Forvaltningen udarbejder en plan, hvor møderne i de enkelte udvalg ligger forskudt. På den måde tages der højde for de medlemmer, der sidder i flere udvalg.
Forvaltningen samler og udsender dagsordner til møderne i kommunalbestyrelsen og udvalgene.
Dagsordnerne sendes i et særligt it-system, First Agenda, som du som kommunalbestyrelsesmedlem har adgang til.
Dagsordner til møder i kommunalbestyrelsen sendes om onsdagen, og dagsordner til møder i magistraten og udvalgene sendes om torsdagen.
Referater fra møderne sendes hurtigst muligt efter møderne, typisk i løbet af onsdagen.
Læs mere:
Hvis du har kortvarigt, lovligt forfald til et kommunalbestyrelsesmøde, kan der indkaldes en stedfortræder fra din kandidatliste. Forvaltningen kontakter 1. stedfortræder fra listen. Kan 1. stedfortræder ikke deltage i mødet, kontaktes 2. stedfortræder og så videre.
Hvis du som medlem af et udvalg har kortvarigt forfald, kan et andet kommunalbestyrelsesmedlem fra din valggruppe indkaldes som stedfortræder.
Hvis du er inhabil i en sag, kan der også indkaldes en stedfortræder (se også side 33). Det gælder både på kommunalbestyrelsens og på udvalgenes møder.
Hvis du har længerevarende lovligt forfald på minimum en måned, kan der indkaldes en stedfortræder fra samme kandidatliste til møderne i kommunalbestyrelsen og udvalgene. Kommunalbestyrelsen skal dog godkende, at dit fravær er lovligt og påse, at det er den rette stedfortræder, og at vedkommende er valgbar.
Du skal melde afbud til et kommunalbestyrelsesmøde til Juridisk Afdeling, juridisk@frederiksberg.dk, hurtigst muligt og helst inden klokken 12:00 på mødedagen. Afbuddet skal også begrundes.
Forvaltningen sørger for, at mødematerialet tilgår stedfortræderen.
Læs mere:
En udvalgsformand leder udvalgets møder, vurderer, om sagerne er tilstrækkeligt belyste, og sikrer, at udvalgets beslutninger skrives ind i beslutningsreferatet.
Udvalgsformanden har ikke nogen form for daglig ledelse af forvaltningen - heller ikke den del af forvaltningen, der sekretariatsbetjener udvalget. Udvalgsformanden har ingen instruksbeføjelse over for forvaltningen – det har kun borgmesteren.
Udvalgsformanden har ikke kompetence til at bestemme indholdet af de sagsindstillinger og indstillinger, forvaltningen udarbejder til udvalget, eller til at sætte sin egen indstilling ind i sagen i stedet for forvaltningens. Udvalgsformanden kan alene bede forvaltningen om at få supplerende relevante forhold belyst, inden sagen forelægges udvalget.
Hverken udvalgsformænd eller udvalgsmedlemmer kan få sat en bestemt sag på et udvalgsmøde.
Hvis et udvalgsmedlem eller udvalgsformanden ønsker en sag på dagsordenen i udvalget, skal vedkommende anmode om det på et udvalgsmøde, hvorefter udvalget tager stilling til anmodningen.
Alle udvalgsmedlemmer har, ifølge de almindelige lighedsprincipper, ret til at få samme informationer på det samme tidspunkt fra forvaltningen.
På møder i kommunalbestyrelsen og i udvalg har du ret til at få dit standpunkt i en sag skrevet ind i referatet, også kaldet protokollen, hvis den afviger fra flertallets. Du har også ret til, at der skrives en kort begrundelse for standpunktet.
Retten gælder også i sager, der skal sendes til anden myndighed.
Hvis du ønsker dit standpunkt ført til referat, skal du sige det på selve mødet.
Læs mere:
Når dagsordner og referater sendes til kommunalbestyrelsen og udvalgene, offentliggøres de også på kommunens hjemmeside.
Møderne i kommunalbestyrelsen er som udgangspunkt offentlige. Det betyder, at borgerne og pressen kan følge møderne fra tilhørerpladserne i kommunalbestyrelsens mødesal. De kan også følge møderne på kommunes hjemmeside, hvor de ”live streames”.
Kommunalbestyrelsen og udvalgene kan beslutte, at en sag på dagsordenen skal behandles som et lukket punkt, hvis det er nødvendigt på grund af sagens karakter. Frederiksberg Kommune bestræber sig dog på at være så åben som mulig inden for gældende regler.
Ved behandling af et lukket punkt vil borgerne ikke have mulighed for at overvære behandlingen i kommunalbestyrelsens mødesal eller via hjemmesiden.
Hvis en sag behandles som et lukket punkt, vil det kun være overskriften fra dagsordenspunktet, der offentliggøres på hjemmesiden – ikke sagsfremstillingen.
I modsætning til kommunalbestyrelsesmøderne er udvalgsmøderne ikke offentlige. Et udvalg kan dog tillade, at kommunens ansatte overværer møderne, så de kan varetage sekretariatsfunktioner, mundtlige redegørelser og modtage oplysninger mm.
Forhandlinger i udvalgene er fortrolige. Din tavshedspligt gælder oplysninger om andre mødedeltageres synspunkter, vurderinger og argumenter, der fremføres under udvalgsmøderne.
Som udvalgsmedlem kan du frit referere egne udtalelser, når der ikke er tale om en fortrolig sag eller fortrolige oplysninger.
Læs mere:
Kommunalbestyrelsen og udvalgene træffer beslutning via afstemning og er beslutningsdygtige, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Med mindre andet er bestemt, træffes beslutningerne ved stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
Der er mulighed for, at borgere på Frederiksberg kan få foretræde for kommunalbestyrelsen eller et fagudvalg.
Foretræde er et rum for dialog mellem borgere og politikere i Frederiksberg Kommune. På et foretræde får borgeren mulighed for at fortælle politikerne, hvad vedkommende mener om et givent emne, og får mulighed for en dialog med politikerne om emnet.
Der er mulighed for foretræde for kommunalbestyrelsen på de mandage, hvor der er kommunalbestyrelsesmøde og for udvalg på de mandage, hvor der er udvalgsmøder.
Foretrædeordningen gælder ikke for magistraten, da magistraten har få konkrete sagsområder - primært økonomi, planlægning af kommunens opgaver og løn- og personaleforhold.
Der kan ikke træffes beslutninger ved et foretræde.
Læs mere:
Det er fast praksis i Frederiksberg Kommune, at du på møder i kommunalbestyrelsen tiltaler de øvrige medlemmer med hr./fru. og altså ikke direkte for eksempel: ”Michael siger...” eller ”Når du siger...”. Borgmesteren tiltales altid hr. borgmester, men det er frivilligt, om du vælger at bruge rådmands- eller viceborgmestertitler.