Retningslinjer for institutionsbesøg
Når et kommunalbestyrelsesmedlem anmoder om at foretage besøg i kommunale institutioner i kommunal sammenhæng, træffer borgmesteren afgørelse om besøgets vilkår, fordi borgmesteren er leder af forvaltningen og dermed ansvarlig for tilrettelæggelse og prioritering af forvaltningens daglige arbejde og opgaver.
Ved anmodning fra et kommunalbestyrelsesmedlem om besøg i kommunale institutioner, træffer borgmesteren afgørelsen, fordi borgmesteren er leder af forvaltningen og dermed ansvarlig for tilrettelæggelse og prioritering af forvaltningens daglige arbejde og opgaver.
Et kommunalbestyrelsesmedlem kan ikke stille krav om institutionsbesøg på en bestemt dato og i en bestemt institution. Ønsket er underlagt saglige og praktiske hensyn, og borgmesterens kompetence på området er underlagt et krav om saglig forvaltning, ligesom på alle andre områder.
Eksempelvis må det generelt anses for sagligt, hvis et ønske om institutionsbesøg ændres til et samlet udvalgsbesøg, såfremt det af forvaltningen (via borgmesteren) konkret vurderes mere hensigtsmæssigt, at hele udvalget deltager frem for et enkelt (udvalgs)medlem.
En udvalgsformand har ingen særlige fortrin til individuelle besøg sammenlignet med andre medlemmer af kommunalbestyrelsen.
Det vurderes derfor, at en hensigtsmæssig praksis vil være, at sagen drøftes i det konkrete fagudvalg med henblik på en afklaring af, om der er grundlag for et samlet udvalgsbesøg. Tid og vilkår aftales nærmere i dialog med institutionslederen. Der kan opstå den situation, at et samlet udvalgsbesøg af den ene eller anden grund ikke kan finde sted, eller at der ikke er ønske herom.
Hvis medlemmer af kommunalbestyrelsen ønsker at medbringe en eller flere eksterne gæster på besøget (for eksempel partifælle), skal dette godkendes af borgmesteren. Borgmesteren har altid adgang til at deltage i et sådant besøg. Besøget kan afvikles som et samlet udvalgsbesøg, såfremt det af forvaltningen (via borgmesteren) konkret vurderes mest hensigtsmæssigt.
Antallet af besøgende (inkl. gæster) skal altid være foreneligt med driften, særligt hvis den er meget borgernær, og der henstilles generelt til, at antallet af eksterne gæster begrænses. Alle anmodninger om besøg fra borgere, der ikke er valgt til kommunalbestyrelsen, skal visiteres af den relevante fagdirektør og herefter godkendes af borgmesteren.
Ønsket er – ligesom ønsker fra kommunalbestyrelsesmedlemmer – underlagt saglige og praktiske hensyn, og borgmesterens kompetence på området er underlagt et krav om saglig forvaltning, ligesom på alle andre områder. Antal besøgende skal altid være foreneligt med driften, særligt hvis den er meget borgernær, og antallet af besøgende bør begrænses.
Som udgangspunkt vil borgmesteren altid skulle deltage i besøget, og borgmesteren skal ledsages af en eller flere repræsentanter fra det relevante direktørområde. Såfremt borgmesteren ikke ønsker at deltage i mødet, kan borgmesteren vælge at godkende, at besøget finder sted alligevel – med deltagelse af repræsentanter fra det relevante direktørområde.
For både kommunalbestyrelsesmedlemmers og andres besøg på institutioner m.v. gælder, at hvis der optages lyd, billede eller video, kræver det forudgående indhentelse af samtykke.