Aktindsigt i korrespondance

Forvaltningen oplever med mellemrum, at der søges aktindsigt i korrespondancer (mails, sms'er mm.) mellem kommunalbestyrelsesmedlemmer og eksterne parter (borgere, virksomheder, selvejende institutioner, interesseorganisationer, andre myndigheder m.v.). Da det nogle gange kan give anledning til tvivl, hvornår en korrespondance er omfattet af reglerne om aktindsigt, kan forvaltningen oplyse følgende: Offentlighedslovens regler om aktindsigt omfatter korrespondance, som medlemmer af kommunalbestyrelsen har med eksterne parter, i det omfang, at korrespondancen indgår som led i kommunens sagsbehandling. 

Der kan som udgangspunkt være aktindsigt i korrespondancer, hvor et medlem af kommunalbestyrelsen (i praksis normalt borgmesteren eller en udvalgsformand) repræsenterer kommunen i korrespondancen med eksterne parter. Dette følger offentlighedslovens § 7, stk. 2, hvorefter enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. 

Der kan for eksempel være tale om, at 

• En udvalgsformand, på vegne af udvalget, besvarer en henvendelse fra en borger, virksomhed m.v. 
• En udvalgsformand, på vegne af udvalget, af egen drift henvender sig til en forening, institution eller lignende med henblik på at planlægge et besøg eller indhente erfaringer eller synspunkter til brug for udvalgets arbejde. 
• En udvalgsformand, på vegne af udvalget, afgiver høringssvar til et regeringsinitiativ. 
• Borgmesteren, på vegne af kommunen, skriver til en anden borgmester vedrørende fælleskommunale initiativer, samarbejde eller erfaringsudveksling. 
• Borgmesteren, på vegne af kommunen, korresponderer med andre medlemmer af kommunalbestyrelsen om håndteringen af en anden sag. Det er ikke afgørende, om korrespondancen handler om en konkret sag i kommunen. 

Det er heller ikke afgørende, om kommunalbestyrelsesmedlemmet selv har skrevet et svar, eller om svaret bygger på et udkast skrevet af forvaltningen. 

Det afgørende er, om medlemmet skriver på vegne af kommunen eller repræsenterer sig selv i korrespondancen. Der er ikke adgang til aktindsigt i mailkorrespondance, som medlemmer af kommunalbestyrelsen fører som privatpersoner eller som led i medlemmets (parti)politiske virksomhed. 

Der kan for eksempel være tale om: 

• At et medlem svarer på henvendelser fra borgere m.v. vedrørende medlemmets holdning til kommunal- eller landspolitiske initiativer. 
• At et medlem skriver til en politisk kollega med henblik på erfaringsudveksling eller for at lykønske med et politisk resultat. 
• Mailkorrespondance mellem et medlem og foreninger, organisationer m.v. med henblik på at planlægge foredrag, møder eller lignende som led i medlemmets politiske arbejde. 

Samtidig gælder databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen generelt ikke for kommunalbestyrelsens medlemmer, jf. den kommunale styrelseslov § 8b, hvorefter databeskyttelsesreglerne ikke gælder for behandling af oplysninger, der foretages som led i varetagelsen af et kommunalbestyrelsesmedlems hverv. 

Kommunalbestyrelsesmedlemmer har således et fortroligt rum til at kommunikere om kommunalpolitiske emner. Med hensyn til kommunalbestyrelsesmedlemmernes mailkorrespondance, som er omfattet af reglerne om aktindsigt, skal forvaltningen opfordre til, at forvaltningen altid bliver gjort bekendt med denne. Dette vil give forvaltningen bedre mulighed for at kunne behandle anmodninger om aktindsigt i relevant korrespondance til og fra medlemmer af kommunalbestyrelsen på et fuldt oplyst grundlag, ligesom det vil give forvaltningen mulighed for at journalisere denne korrespondance i kommunens elektroniske sagsbehandlingssystem. 

Forvaltningen skal samtidig opfordre til, at kommunalbestyrelsesmedlemmer, som anvender kommunens PC m.v. til både arbejdsmæssige (kommunale) og private formål, gemmer korrespondance til forskellige formål i adskilte undermapper eller lignende og i øvrigt korresponderer på en måde, så der ikke i almindelighed opstår tvivl om, hvorvidt medlemmet skriver i sin egenskab af medlem af kommunalbestyrelsen eller ej. 
 
Det kan for eksempel være ved at slette autosignaturen i forbindelse med privat korrespondance. For at undgå dataophobning, skal forvaltningen endelig opfordre til, at kommunalbestyrelsesmedlemmer løbende vurderer behovet for at opbevare personoplysninger i mails og sletter mails, når der ikke længere er behov for at opbevare dem.